Les 7 clés de l’efficacité
A défaut de bien s’organiser, il est facile de perdre du temps pendant la journée. Votre environnement, votre planification et votre façon de travailler ont une grande influence sur l’avancement de vos tâches.
Il existe quelques astuces qui vous aideront dans la réalisation de vos tâches quotidiennes et qui vous feront progresser à vive allure.
Apprendre à s’organiser
Apprendre à s’organiser, pour ne plus vivre ça…
1. Pas plus de 5 tâches importantes par jour
Pour un maximum d’efficacité, il vaut mieux ne pas programmer plus de 5 tâches importantes par jour. Cependant, si vous gérez des activités très brèves, vous pouvez en ajouter plus sur votre liste. Mais gardez en tête de planifier vos plus importantes tâches de la journée en premier.
De cette façon, votre liste de tâches quotidienne est claire, courte et va à l’essentiel.
2. En faire un peu à la fois
Décomposez les activités exigeantes et complexes en éléments plus petits et plus facilement réalisables. Avancer à petit pas est une excellente manière d’apprendre à s’organiser et de ne pas remettre à plus tard.
3. Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche
Pour avancer régulièrement dans vos projets, vous devez essayer d’estimer précisément combien de temps demande chacune de vos tâches. C’est vraiment frustrant de mettre 3 heures à faire quelque chose que l’on pensait pouvoir faire en une 1/2 heure !
Prenez l’habitude de noter combien de temps vous prennent vos différentes activités, vous pourrez ainsi vous y référer plus tard, lorsqu’une situation similaire apparaît.
Pour les nouvelles activités, regardez si vous avez déjà fait quelque chose de similaire, que vous pouvez utiliser comme référence.
Si vous constatez un écart important entre l’estimation et le temps réel que vous avez mis, essayez de trouver ce qui cloche pour pouvoir faire mieux la prochaine fois.
Si vous manquez souvent de temps, demandez-vous si vous êtes assez stricte vis-à-vis des interruptions. Avez-vous correctement évalué tous les éléments nécessaires pour accomplir la tâche ?
Rappelez-vous que plus il y a de personnes impliquées dans la réalisation d’une tâche, plus il y a de chances d’y avoir des retards.
Quand vous évaluez une tâche, gardez en tête la loi de Parkinson : nous prenons presque toujours tout le temps qui nous est accordé pour accomplir une tâche, et ce même si elle peut être terminée plus rapidement.
4. Être ambitieux, mais ne pas se surcharger
Tout le monde aimerait avoir des journées productives et bien remplies, et quitter son travail avec la sensation d’avoir accompli quelque chose, d’avoir fait le nécessaire.
N’en faites pas plus que ce que vous pouvez faire réellement. Quand on est en pleine forme, on a tendance à ajouter quelques extras dans son agenda pour tester ses limites.
Au lieu de cela, utilisez le temps qui vous reste pour savourer votre succès et faire ce que vous aimez ! Vous verrez, c’est l’une des « drogues » les plus motivantes.
5. Programmer seulement 60% de son temps
Si vous voulez accomplir tout ce que vous avez prévu de faire, ne programmez pas plus de 50 ou 60% de votre temps. Il arrive toujours des événements imprévisibles. Gardez le reste de votre journée pour gérer les urgences, les interruptions, le manque de concentration et la fatigue.
6. Faire une revue de son plan
Prenez l’habitude de revoir votre plan régulièrement, au moins une fois par semaine. Avez-vous accompli tout ce qui était prévu ? Quelles activités n’avez-vous pas pu faire ? Pourquoi ?
Analysez votre semaine et tirez en des conclusions. Reportez au jour suivant ce que vous n’avez pas pu faire aujourd’hui, ou bien déléguez-le ou éliminez-le si ce n’est plus significatif.
Voici un exemple de revue que vous pouvez mettre en place pour garder le contrôle de vos tâches et de vos projets :
- Liste de tâches du jour : à revoir autant de fois que nécessaire dans la journée.
- Liste de tâches de la semaine : à revoir une fois par jour
- Liste de projets en court : à revoir une fois par semaine
- Une fois par semaine, le vendredi après midi ou le dimanche soir par exemple, préparez la semaine qui vient. Quelles tâches devez-vous accomplir ? Sur quel jalon de projets faut-il avancer ?
Bref, définissez les résultats que vous devez avoir atteints en fin de semaine prochaine.
7. Finir chaque tâche avant de passer à une autre
Autant que possible, finissez chaque tâche avant de passer à une autre. Faire une chose à la fois est plus efficace que de faire du multitâche et de sauter d’une tâche l’autre.
Cela vous évitera de vous disperser. Ça vous évitera aussi de devoir revenir à une tâche sur laquelle vous n’avez pas travaillé depuis longtemps. Car il vous faudra retrouver les documents, vous familiariser avec, préparer tout ce dont vous avez besoin, et enfin commencer… ce qui dévore pas mal de temps.
Des études ont montré qu’après une interruption, on peut mettre jusqu’à 20 minutes pour retrouver pleinement son efficacité. Ce qui montre le temps et l’énergie perdu chaque fois qu’on nous dérange ou qu’on arrête un travail.
Donc, pour gagner du temps, faites en sorte de terminer ce que vous commencez autant que possible.
Et si vous devez vraiment vous arrêter au milieu d’une tâche, bloquez dès maintenant dans votre agenda le moment où vous allez la reprendre.
S’organiser est une question d’habitude, et de méthode. En appliquant les bons principes, vous pouvez rapidement améliorer votre organisation et travailler mieux.
