Gérez-mieux vos e-mails !

C’est formidable d’être connecté ! Plus besoin d’attendre le facteur et en plus on est prévenu par une petite alerte à chaque nouveau message ! C’est un moyen de rester en alerte et d’être efficace… Imaginez en réel, que le facteur passe réellement à chaque fois avec un courrier et qu’il sonne à votre porte. A chaque fois, il faudrait se lever, aller ouvrir la porte, saluer le facteur…

Savez-vous qu’à chaque fois que nous sommes interrompus dans une tâche, notre cerveau a besoin de 10 minutes pour nous permettre d’être à nouveau concentré !

L’arrivée massive et permanente de mails contribuent réellement à notre fatigue et à notre éparpillement.

Voici simplement 3 conseils pour gérer vos mails sans être malmenés !

1 – Refusez que l’on vous dérange !

Si vous êtes en train de traiter un dossier, un projet, vous avez besoin d’avancer ! D’abord parce que ces actions constituent le sens de votre travail et vous considérez surement qu’une journée a été efficace lorsque vous parvenez à bout de votre check-list du jour. Pour éviter d’être solliciter en permanence, pratiquez de la même manière que pour un rendez-vous ou un entretien. Affirmez (pour vous-même) que vous êtes occupé et ne pouvez être déranger. Concrètement, désactivez toutes les alertes (visuelles ou sonores)

2 – Traitez les messages de manière organisée

Evidemment, les messages devront être traités ! Mais peut-être certains moments sont-ils à choisir particulièrement.

Organisez-vous pour lire vos messages une ou deux fois par jours, à des horaires fixes.
Ne les ouvrez pas en arrivant le matin : selon la loi de Laborit, nous sommes plus efficaces en nous penchant sur les plus gros dossiers pour commencer la journée. Dans la mesure où chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité le plaisir, nous privilégions souvent les « petites » choses à faire, histoire d’avoir l’impression d’avancer… Et l’on peut finir ainsi dans la procrastination.
A chaque rendez-vous « boite mails », jetez un coup d’œil rapide afin de voir si certains messages sont réellement urgents, jetez tout de suite ceux qui n’ont pas d’intérêt et laissez les autres en attente…
Une fois par jour, une fois tous les deux jours (certains vont jusqu’à une fois par semaine), prévoyez un temps pour traiter d’un seul coup tous vos messages en attente. Mettez-vous hors ligne, répondez, répondez et répondez encore. Vous serez certainement surpris de voir la redondance des messages et pourrez plus facilement faire une réponse plutôt que cinq ! Remettez-vous en ligne et expédiez tout, dans le plus grand plaisir !

3 – Allez à la rencontre de ceux avec lesquels vous échangez !

Prenez ce temps de voir vos collègues et collaborateurs, privilégiez la posture d’échange avec eux, afin de traiter un maximum de choses en direct ; la communication orale est souvent plus efficace. Eventuellement, ayez près de vous un carnet de notes qui vous permet de lister au fur et à mesure les points sur lesquels vous devez échanger avec chacun de vos collègues.

Dans ce même esprit, privilégiez aussi les réunions ou visioconférences, calez des rendez-vous à intervalles réguliers avec vos principaux partenaires de travail. Vous obtiendrez des retours plus efficients et plus complets : sollicitez, demandez du retour.

Avec ces trois principes, vous allez avoir plus de temps pour approfondir vraiment vos dossiers, pour cultiver un véritable échange avec vos interlocuteurs et pour obtenir des feedbacks plus complets.