La posture « organisation » en 6 points !
On a presque honte parfois de parler de son manque d’organisation ! Je le remarque souvent auprès de mes clients pour qui les faiblesses en ce domaine sont criantes ! Malheureusement et depuis longtemps, ils ont très souvent jeté l’éponge avec des affirmations ancrées comme « De toute façon, je n’ai jamais su m’organiser », « S’organiser c’est perdre du temps et j’en manque déjà beaucoup ! »… De fait, en se répétant ces fausses certitudes (qui ressemblent d’ailleurs à de fausses excuses ou de bons prétextes !), il est vain d’espérer avancer. Pourtant, s’organiser est avant tout une posture, plutôt qu’une action de plus à mener.
L’important et l’urgent
Imaginez. Vous êtes au restaurant avec votre conquête amoureuse… et vous êtes surpris par un incendie qui se déclare… Le repas est stratégiquement important, mais sortir du restaurant est urgent ! Recherchez la matrice d’Eisenhower pour mesurer l’importance et l’urgence. Entre ce qui est important ET urgent et ce qui n’est ni urgent ni important, je vous assure que vous ferez rapidement le tri entre ce qui est à faire, à déléguer et même à abandonner.
Jetez sans état d’âme !
Si vous êtes dans ce bureau au moment où vous lisez cet article, regardez autour de vous les boîtes, les panières, les dossiers qui attendent que vous ayez 2 minutes pour y regarder. Et vous savez très bien que vous ne les regarderez pas ! Ce n’est pas moi qui l’affirme (encore que !), mais la loi de Douglas qui démontrent que notre paperasse se gonfle jusqu’à remplir tous nos rangements. A ce moment, on découvre que 80% des docs n’ont jamais servi et ne serviront pas. Jetez sans état d’âme (papier, mails…)
Prenez rendez-vous avec vous !
Là encore, j’entends souvent des managers m’expliquer combien ils n’en peuvent plus, précisément parce qu’entre tout ce qu’ils ont à mener et leurs rendez-vous, ils ne peuvent pas en faire plus… preuve à l’appui avec leur agenda ! L’agenda est un outil que nous utilisons mal. Certes il sert à orchestrer nos rencontres et ne pas les oublier. Mais c’est avant tout un outil de gestion de son temps ! Or, si vous avez des missions nécessitant réflexion, recherche, écriture, stratégie…, planifiez donc des plages horaires pour ce travail. Ces rendez-vous avec vous permettent plus facilement de contrer la pression de ceux qui veulent vous voir tout de suite et vous pourrez leur dire, preuve à l’appui que votre agenda est plein (sans leur montrer le détail évidemment) !
La liste de mes envies !
A chacun sa méthode. Après avoir fait quelques tris, détailler les priorités… vous gagnerez à avoir une liste des actions à mener (selon les personnalités elle sera mensuelle, hebdomadaire ou même journalière). Contrairement à ce que l’on craint, cette liste n’est pas là pour mettre la pression, mais vous permettre d’agir et de réagir de manière responsable :
- En fonction des priorités et de leurs échéances, en fonction de votre agenda, vous pourrez développer une stratégie claire de gestion de vos tâches et de vos objectifs fixés à moyen et long terme. Votre liste peut alors devenir chronologique !
- Cette organisation vous sortira sans nul doute votre volonté à tout aborder en même temps, tout simplement par ce que nous ne pouvons faire qu’une seule chose à la fois. Les neurosciences l’expliquent très bien par le fonctionnement même du cerveau !
- Enfin, parce que les risques et imprévus sont absolument inévitables, une telle liste vous permettra de faire face stratégiquement, à condition de ne pas être sur un fil tendu, preuve que la gestion sereine de votre temps est incontournable.
Cette liste contribue à la planification et vous libère de la pression.
Refuser.
Quand la coupe est pleine… on la vide, on consomme ce qui est dedans, mais on n’en rajoute pas. Savoir dire non ne fait preuve ni de désinvolture, ni de désengagement ! C’est au contraire une belle lucidité. Vous décevrez moins par un non plutôt que par un « oui oublié ou non assumé ! » Je sais que résister à son boss peut être délicat, mais une fois que vous l’aurez fait une ou deux fois (à bon escient) c’est votre supérieur lui-même qui sera à même d’admettre que les effectifs ne sont pas corrélés aux objectifs.
Ménagez-vous !
Le travail peut s’avérer un piège si l’on ne prend pas suffisamment de recul. Je suis effaré par l’état d’épuisement de dirigeants que je rencontre ! Et ils m’expliquent fièrement tout ce qu’ils ont eu à mener… Mais au bout du compte, ils sont en face de moi pour gérer leur épuisement, leur stress… Prenez le temps de manger ! Prenez le temps de partager une boisson ! Prenez le temps de faire une petite marche pendant midi, PRENEZ LE TEMPS DE VOUS FAIRE DU BIEN ! Et je sais qu’en écrivant ceci, certains d’entre vous vont me reprocher de ne pas être dans la réalité. Or, d’une part j’ai connu ce stress et j’ai choisi d’en sortir et d’autre part, cette affirmation de certitude ne vous libèrera pas, mais vous enfermera dans cette certitude affirmée que vous êtes victime !
Prenez rendez-vous !
Oui, prenons rendez-vous ensemble pour traiter tout ce qui vous conduit progressivement à l’épuisement. En 4 mois, je peux vous apporter les réponses concrètes du soulagement et de la sérénité. Contactez moi dès maintenant et faites-moi part de vos soucis !
Nous travaillerons sur cette posture de l’organisation ainsi que sur la posture positive. Avez-vous remarqué cet acharnement contre vous quand vous êtes pressés ? La photocopieuse tombe en panne, votre fils bave sur votre corsage au moment de partir, le mec en voiture devant vous se promène… Il s’agit de la loi de Murphy : « tout ce qui peut mal se passer se passe mal, précisément quand on est pressé ». Normal, puisqu’il s’agit d’une focalisation ; et en plus elle ne change pas la réalité. La posture positive vous apprendra à lâcher prise et à garder le sourire, d’autant que vous serez mieux organisés !
